Wideokonferencje to popularna forma kontaktów z pracownikami, zwłaszcza w dużych korporacjach, gdzie zespoły pracowników oddalone są od siebie czasami o kilkaset, a czasami nawet o kilka tysięcy kilometrów. Firmowa wideokonferencja umożliwia w czasie rzeczywistym podzielenie się osiągniętymi wynikami, spostrzeżeniami, ale przede wszystkim wnioskami i nowymi pomysłami. W czasie pandemii i utrudnionych kontaktów bezpośrednich wideokonferencje stały się sposobem nie tylko na kontakty z pracownikami, ale także klientami, z którymi nie ma możliwości spotkania się twarzą w twarz. Jak zorganizować wideokonferencję? Przeczytaj w dalszej części artykułu.
Jak można wykorzystać wideokonferencje?
Pandemia koronawirusa wymusiła na wielu firmach przejście na pracę zdalną, która utrudniła bezpośredni kontakt z pracownikami i dostęp do klientów. Równocześnie jednak pozwoliła na odkrycie nowych zastosowań i zalet wideokonferencji.
Wielu pracodawców uznało, że taka forma spotkania z pracownikami niesie wiele korzyści, przede wszystkim oszczędza czas i zmniejsza koszty prowadzenia biura. W czasie wideokonferencji pracownicy bardziej się mobilizują i są aktywniejsi niż w trakcie tradycyjnych konferencji w realu.
Wideokonferencję można także bardzo dobrze wykorzystać do kontaktów ściśle o charakterze biznesowym. To bardzo dobry sposób na zaprezentowanie własnych produktów, pokazanie ich atutów i wielu różnych zastosowań. Ma to szczególne znaczenie, jeżeli produkt przeznaczony jest na odległy rynek. Podczas prowadzenia wideokonferencji można negocjować warunki współpracy i dopracować wszystkie szczegóły umowy.
Możliwości wykorzystania wideokonferencji są jednak znacznie większe. Coraz częściej korzystają z nich prawnicy, psycholodzy, psychoterapeuci, szkoleniowcy, nauczyciele, dziennikarze. Widząc ewidentne korzyści, wiele osób przeniosło swoją działalność do trybu online.
Jak przygotować wideokonferencję?
Prowadzenie wideokonferencji wymaga bardzo starannego przygotowania merytorycznego i technicznego. Osoba prowadząca rozmowy musi mieć przygotowany scenariusz i zgromadzone wszystkie materiały, które będzie chciała zaprezentować w trakcie spotkania.
Bardzo istotną kwestią jest wyposażenie sali konferencyjnej w odpowiednią infrastrukturę techniczną, tzn. szybkie łącze internetowe, aplikację do wideokonferencji oraz sprzęt audio i video.
Aplikacje do wideokonferencji
Wybierając program do wideokonferencji, należy najpierw określić własne potrzeby. Proste programy do prowadzenia rozmów przez kilka osób są darmowe, te bardziej profesjonalne zawierające dodatkowe funkcje są odpłatne.
Najpierw trzeba określić ilość osób, która najczęściej będzie brać udział w spotkaniach, programy mogą obsługiwać od 50 do nawet 1000 uczestników. Istotny jest także czas trwania wideokonferencji, te najprostsze mają ograniczenia czasowe, np. do jednej godziny. Dobrze dobrane narzędzie daje możliwość uczestniczyć w spotkaniu w czasie rzeczywistym, co ze względu na komunikację jest bardzo ważne.
Kolejną kwestią są dodatkowe możliwości, jakie daje program, czy można za jego pomocą prowadzić webinary, czy pozwala na pokazywanie prezentacji, prowadzić czat tekstowy, przesyłać wiadomości, dołączać pliki, dzielić ekran. To trzeba wiedzieć przed dokonaniem ostatecznego wyboru.
Jeśli nie do końca jesteśmy przekonani, to warto przetestować kilka programów i wybrać ten, który najbardziej spełnia nasze oczekiwania. Operatorzy programów płatnych często oferują możliwość ich darmowego testowania przez 14 dni.
Do najbardziej popularnych rozwiązań należą:
- Microsoft Teams (Skype for Business),
- Skype,
- Google Hangouts,
- Zoom,
- Webex.
Wiele firm wybiera rozwiązania bardziej zaawansowane, które pozwalają korzystać z bardziej rozbudowanych funkcji. Daje to większą swobodę we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań w firmie.
Kamery wideo
Obraz to bardzo istotny element wideokonferencji, który pozwala na większą koncentrację uczestników i aktywny udział w konferencji. Dzięki temu spotkanie jest bardziej efektywne, osoby uczestniczące w spotkaniu nie tylko się słyszą, ale jednocześnie mogą się widzieć, to działa bardzo motywująco.
Oczywiście jakość obrazu musi być bardzo dobra, nie może się on przycinać i działać z opóźnieniem, bo to bardzo rozprasza uczestników. Kamera musi mieć bardzo dobrą rozdzielczość i być dobrze ustawiona.
Obecnie większość kamer posiada rozdzielczość FullHD i w zupełności wystarczy do sprawnego przeprowadzenia wideokonferencji. Dla wygody użytkowników najlepszym rozwiązaniem jest możliwość jej obsługi z poziomu ekranu komputera lub laptopa. Dzięki temu szybko można dostosować ostrość, kontrast oraz jasność obrazu.
Słuchawki i mikrofony
To niezbędne narzędzia, by aktywnie dołączyć do rozmowy. Jest to szczególnie ważne, gdy konferencja jest nagrywana i gdy uczestniczy w niej równocześnie kilka osób. Wszelkie zakłócenia dźwięku będą później utrudniały jej odtworzenie i odbiór.
Firma, która dba o swój profesjonalny wizerunek, bardzo często wydziela jedno pomieszczenie i przeznacza go na organizowanie wideokonferencji, wyposażając go w odpowiedni sprzęt audio i wideo. Taka sala zapewnia odpowiednią jakość dźwięku i obrazu, jej niewątpliwą zaletą jest możliwość wykorzystania w każdej chwili, bez konieczności tracenia czasu na dodatkowe przygotowania.
Taka sala to bardzo praktyczne rozwiązanie, ponieważ w każdej chwili można wykorzystać ją do zorganizowania spotkań z pracownikami, krótkich szkoleń lub narad z kadrą kierowniczą firmy.
Dodaj komentarz