Prowadzenie dowolnie wybranej działalności gospodarczej wymaga zastosowania obowiązujących od 2018 roku przepisów ochrony danych osobowych. RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek prawidłowego niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Chodzi tutaj nie tylko o dokumenty papierowe, ale również nośniki danych w wersji elektronicznej.
Spis treści
Jak prawidłowo przeprowadzić utylizację dokumentów firmowych zawierających dane osobowe?
Proces niszczenia dokumentów firmowych zawierających dane osobowe nie może polegać na pozbyciu się ich poprzez wyniesienie na śmietnik bądź też zawiezienie na wysypisko. Tego typu działanie jest surowo zabronione, a przedsiębiorca, który dopuszcza się go, może spodziewać się różnych restrykcji, w tym dotkliwych kar finansowych, które mogą wynosić nawet 10% rocznego obrotu firmy do kilku milionów złotych grzywny. Przepisy, między innymi RODO, nakładają na przedsiębiorców obowiązki związane z gromadzeniem i utylizacją dokumentów firmowych zawierających dane osobowe. Chodzi tutaj nie tylko o papierowe wydruki, ale również elektroniczne nośniki danych. Mogą być te płyty CD i DVD, jak również pendrive, dyski zewnętrzne czy nieużywane dyskietki. Jeśli materiały te zawierają dane osobowe, wymagają one zastosowania odpowiednich metod utylizacji niszczenie dokumentacji firmowej z danymi osobowymi. To proces, który można powierzyć firmom zewnętrznym bądź też prowadzić samodzielnie przy użyciu nowoczesnych niszczarek. Nadają się one do utylizacji dokumentów firmowych z danymi osobowymi w wersji papierowej.
Zgodne z obowiązującym prawem pozbycie się dokumentów przedsiębiorstwa zawierających dane poufne w tym osobowe
Wczytując się w treść obowiązujących w Polsce przepisów, warto dołożyć wszelkich starań, aby utylizowanie dokumentów firmowych, a także nośników danych w wersji elektronicznej, było zgodne z wszystkimi normami. Oprócz właściwego składowania dokumentów warto także zadbać o to, aby proces ich utylizacji przebiegał zgodnie z ustalonymi procedurami. W związku z powyższym należy wdrożyć politykę bezpieczeństwa informacji. Chodzi tutaj przede wszystkim o zabezpieczenie dokumentów zawierających dane poufne z przeznaczeniem do utylizacji. Ponadto samodzielne niszczenie dokumentów firmowych wymaga zastosowania odpowiednich niszczarek. To sprzęt, który musi spełniać podstawowe normy. Niszczarki do dokumentów firmowych zgodne z RODO powinny być opracowane według normy DIN 66399, a także spełniać wszystkie wymogi stawiane maszynom przeznaczonym do niszczenia dokumentów papierowych z danymi kontrahentów biznesowych lub klientów firmy. Proces niszczenia dokumentów przedsiębiorstwa z danymi osobowymi można powierzyć także jednostkom zewnętrznym, świadczącym profesjonalne usługi. Jest nimi mobilne niszczenie dokumentów firmowych.
Efektywne metody niszczenia dokumentów firmowych zawierających dane osobowe
Zastosowanie odpowiednio dobranych niszczarek zgodnych z RODO chroni dokumenty firmowe z danymi osobowymi przeznaczone do utylizacji przed możliwością odtworzenia znajdującej się na nich treści. Podobnie rzecz ma się z elektronicznymi nośnikami danych. Nie wystarczy wykasować znajdującej się na nich treści. Tego typu produkty warto powierzyć firmom oferującym mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Zawożą one elektroniczne nośniki danych do miejsca ich utylizacji, gdzie następuje całkowite zniszczenie tych dokumentów. Podobnie rzecz ma się z papierowymi odpadami, zawierającymi firmowe dane osobowe. One również przewożone są do profesjonalnych spalarni, w których dochodzi do całkowitego utylizowania ich w taki sposób, aby uniemożliwić odzyskanie znajdującego się na nich tekstu, grafiki bądź innych wydruków. Zgodne z RODO niszczenie dokumentów firmowych zawierających dane osobowe wymaga, aby utylizować te odpady papierowe lub elektroniczne nośniki danych w taki sposób, aby cyberprzestępcy czy też oszuści korporacyjni, nie byli w stanie wejść w posiadanie ich treści, co mogłoby narazić klientów danej firmy na poważne problemy.
Niszczenie dokumentów, zawierających dane osobowe, wymaga zastosowania odpowiednich procedur. Do tego celu można wykorzystać sprzęt w postaci niszczarek zgodnych z RODO, jak również powierzyć utylizację dokumentów przedsiębiorstwa jednostkom zewnętrznym.
Dodaj komentarz