Świat, który znaliśmy, na naszych oczach zmienia się bezpowrotnie. Z powodu koronawirusa wiele firm funkcjonuje w ograniczonym zakresie, albo w ogóle. Jednocześnie zmieniło się życie nas wszystkich – większość z nas pracuje w domu, z laptopem wciśniętym w kąt sypialni lub salonu.W głowach wielu mikro i małych przedsiębiorców powstaje pytanie, jak zorganizować funkcjonowanie firmy po lockdownie:
- Czy trwale przestawić się choćby częściowo na pracę zdalną?
- Czy potrzebne mi jest tak duże biuro, jak dotychczas?
- Czy w ogóle potrzebne mi jest biuro?
- Jak zadbać o swoich pracowników i integrację zespołu?
Kiedy odpowiesz sobie szczerze na tych kilka pytań, możliwe, iż podejmiesz decyzję o zmianie siedziby swojej firmy. Zanim to zrobisz, zwróć uwagę na kilka istotnych kwestii:
Biuro dla firmy, czy wirtualne biuro?
Swoje poszukiwania biura zacznij od tego pytania. Obojętnie, czy dopiero zakładasz swoją firmę, czy działa już od kilku lat i zawsze miałeś biuro, a teraz po prostu patrzysz, jak ograniczyć koszty. Czy w czasie po koronawirusie faktycznie potrzebujesz biura, do którego Ty i Twoi pracownicy będziecie codziennie przychodzić? Może w przypadku Twojego zespołu okazało się, że praca zdalna zdaje egzamin, a wystarczą Wam spotkania kilka razy w miesiącu? W takim przypadku poszukaj dobrego wirtualnego biura (np. w przestrzeni coworkingowej), które zapewni adres dla siedziby Twojej firmy (KRS lub CEIDG) i pełną obsługę korespondencji, a jednocześnie dysponuje salami, w których możecie się spotkać na zaplanowanych spotkaniach. Jeśli jednak zdecydujesz, że nawet w postaci małego biura, ale jest Ci potrzebna fizyczna przestrzeń na działalność Twojej firmy, to …
Szukaj lokalnie:
Globalizacja pokazała swoje wady. W dobie ograniczeń, które zostaną z nami na dłużej, lokalność to z pewnością tendencja, która zdominuje nasze życie. Będziemy ograniczać podróże komunikacją miejską, ludzie zaczną żyć w obrębie swojej dzielnicy. Znacząco ograniczymy też wyjazdy służbowe – spotkania z kontrahentami czy klientami przejdą znacząco w świat cyfrowy. To pozwoli oszczędzić koszty, np. samochodów służbowych. Twoi pracownicy docenią bliskość miejsca pracy – nie będą musieli poświęcać godziny lub dwóch dziennie na dojazd do korporacyjnego centrum w mieście – przyjdą do biura wtedy, gdy będzie to konieczne, może nawet 2 razy dziennie na krócej – a w międzyczasie spędzą czas z dzieckiem, lub będą realizować swoje pasje?
Stabilny internet:
Wydaje się banalne – prawda? W każdym biurze jest przecież dostępny, a poza tym mamy go w telefonie. Pamiętaj jednak, że sposób naszego korzystania z internetu zmienił się diametralnie o jedną czynność: spotkania on-line – często w kilku- lub kilkunastoosobowym gronie. Upewnij się więc, czy będziesz miał dostęp do światłowodu (LTE nie wystarczy) i zwróć szczególną uwagę na gwarantowaną szybkość nie tylko pobierania danych (ważna jak ściągasz w domu film do oglądania wieczorem, albo pliki z ofertą od dostawcy), ale przede wszystkim ich wysyłania (10 czy 20Mb/s to może być jednak mało). Ten parametr gwarantuje Ci bowiem, dobrą jakość telekonferencji lub szkolenia on-line, które organizujesz dla swoich klientów lub współpracowników. Spotkanie odbędzie się bez zakłóceń, a Ty będziesz dobrze widziany i słyszany. Na rynku jest wiele bezpłatnych programów do ściągnięcia na smartfona (np. Speed Test), dzięki którym możesz w każdym miejscu sprawdzić rzeczywistą szybkość działania internetu
Elastyczność:
Nasze dotychczasowe życie, nie tylko zawodowe, opieraliśmy na kilku dogmatach, które dawały nam poczucie bezpieczeństwa, a naszym biznesom stabilizację. Dzisiejsza sytuacja pokazuje, że przetrwają Ci, którzy najszybciej dostosują się do nowych okoliczności. Warto odrobić tę lekcję także w zakresie poszukiwania biura na siedzibę firmy. Liczy się elastyczność w każdej kwestii, która w razie potrzeby pozwoli Ci reagować szybko, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. W przypadku biura oznacza to przede wszystkim:
- Umowę na czas nieokreślony z jak najkrótszym okresem wypowiedzenia
- Brak kaucji
- Biuro umeblowane (nie ponosisz kosztów)
- Możliwość zarówno zwiększenia jak zmniejszenia wynajmowanej powierzchni
- Możliwość czasowej rezygnacji z biura i pozostania przy wirtualnym adresie
- Możliwość wynajęcia sali na spotkania (nie wynajmujesz powierzchni, z której korzystasz sporadycznie)
- Dostęp 24/7 (może się przydać gdy pracujesz z partnerami na innych kontynentach, albo lubisz pracować w nietypowych godzinach)
- Dostęp do wszystkich mediów w ramach czynszu (brak konieczności podpisywania umów na: prąd, internet, ochronę, sprzątanie itp.)
Blisko natury:
Brzmi jak fanaberia w mieście? Niekoniecznie. Kwarantanna pokazała nam, jak bardzo potrzebujemy wyjść na zewnątrz. Ograniczenia w wychodzeniu z domu, nawet jeśli w mniejszej skali, mogą stać się standardem w sezonie jesiennym i wiosennym. Ładowanie baterii podczas długiego weekendu w fajnym miejscu w Europie? Tanie linie lotnicze nie będą już tak dostępne, a nasza chęć do korzystania z nich prawdopodobnie się zmniejszy. Warto więc zapewnić sobie i swoim pracownikom przyjazne miejsce do pracy, żeby mogli na co dzień zadbać o swój dobrostan – szczególnie po wielu tygodniach zamknięcia w bloku. Ideałem zdaje się być np. lokalny coworking w domu z ogrodem, w którym można wypić kawę, a nawet kreatywnie popracować nad nowym pomysłem. Poszukiwania zacznij więc od takiego miejsca: z widokiem na zieleń, może własnym balkonem, albo wspólnym ogrodem; miejsca, do którego będziecie lubili przychodzić. Unikaj „szklanych domów”, w których nie możesz otworzyć okna, a sala spotkań nie ma w ogóle dostępu do światła dziennego. Spędzanie kilku godzin w takich pomieszczeniach nie wpływa pozytywnie na nasz organizm, a dodatkowo w czasie suszy (to już nie abstrakcja, a rzeczywistość) mogą się pojawić problemy z dostawą prądu, a więc i działaniem klimatyzacji.
A jak już znajdziesz to wymarzone biuro, zapytaj swoich pracowników, jak chcieliby z niego korzystać? Warto przejść przez proces zmiany siedziby wspólnie, bo biuro to ostatecznie tylko miejsce, a każdą firmę tworzą przede wszystkim ludzie.
Artykuł powstał przy współpracy z Tu Lubię – Przestrzeń coworkingowa i powierzchnie biurowe Warszawa
Dodaj komentarz