Przechowywanie dokumentów w firmie – jak to robić bezpiecznie

Przechowywanie dokumentów to jedna z tych czynności, której nie uniknie żadna firma. Właściwie uporządkowane i przechowywane dokumenty powodują, że żadna niespodziewana kontrola (ze strony np. Urzędu Skarbowego) nie będzie stanowiła dla jej właściciela problemu. Żeby jednak tak się stało, najpierw musi się on do tego we właściwy sposób przygotować. Z pewnością warto takie miejsce w odpowiedni sposób wybrać, doposażyć i zabezpieczyć – przede wszystkim przed wszelkiego rodzaju szkodliwymi i niebezpiecznymi sytuacjami (np. powodzią, pożarem, włamaniem).

Co powinno się znaleźć w miejscu, w którym będą przechowywane dokumenty? 

• wszystkie dokumenty powinno się przechowywać w szafach, które powinny być zamykane na klucz. Jeśli liczba dokumentów tajnych jest spora, to wtedy warto zainwestować w specjalną metalową szafę, która będzie zamykana na kilkucyfrowy kod,
• poza szafą, nieodzowny element wyposażenia, stanową w tym wypadku także np. pudła archiwizacyjne, które zostały w taki sposób zaprojektowane, że pomieszczą bardzo duże ilości dokumentów,
• trzeba się również zaopatrzyć w segregatory, teczki i różnego rodzaju skoroszyty,
• wszystkie dokumenty warto powkładać do koszulek – dzięki temu nie będą się tak szybko niszczyć,
• warto pomyśleć o odpowiednim oświetleniu – jego natężenie powinno zostać tak dobrane, żeby o każdej porze dnia i nocy, dostęp do wszystkich dokumentów, był zawsze tak samo komfortowy.

Jak w bezpieczny sposób przechowywać dokumenty?

• zanim zacznie się je przechowywać, najpierw należy je we właściwy sposób uporządkować – innymi słowy, należy je skatalogować; w tym celu warto skorzystać z zasad kategoryzacji, według których kategoria A oznacza dokumenty przeznaczone do przechowywania wieczystego, kategoria B  te, które trzeba przechowywać przez pewien okres czasu (jego długość zapisuje się jako liczbę, która występuje po literze B); poza zasadami kategoryzacji, warto w tym wypadku również uwzględnić reguły indeksacji oraz opisu,
• niektóre dokumenty warto zeskanować albo skserować (dotyczy to przede wszystkim wydruków z kas fiskalnych, które po kilku latach bledną i są nieczytelne),
• jeśli dokumenty są przechowywane w segregatorach, to powinno się opisać ich grzbiety – dzięki temu łatwo będzie dotrzeć do tych z nich, które będą w danym momencie potrzebne,
• samo wnętrze segregatorów także można w odpowiedni sposób posegregować – w tym celu można wykorzystać przekładki z laminowanymi indeksami albo te kartonowe,
• jeśli część dokumentów ma być przechowywana przy wykorzystaniu tzw. archiwizacji zawieszkowej, to wtedy warto zaopatrzyć się w etykiety i szyldy, które zostaną wykorzystane do opisywania ich rzeczywistej zawartości,
• w przypadku teczek i skoroszytów także warto skorzystać z listw zawieszkowych,
• kiedy już wszystkie dokumenty zostaną we właściwy sposób uporządkowane, wtedy można pomyśleć o miejscu, w którym można by je składować; z pewnością nie może to być przypadkowe pomieszczenie; wynika to z faktu, iż jego parametry są niezwykle istotne; poza odpowiednią wielkością, warto również zadbać o to, żeby było ono we właściwy sposób zabezpieczone przed różnego rodzaju szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi (np. ogniem, wodą); oprócz tego dostęp do takiego pomieszczenia również powinien być ograniczony – najlepiej jeśli byłoby ono dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób,
• aby zagwarantować bezpieczeństwo zgromadzonych tam informacji oraz danych, warto zainwestować w odpowiednie przeszkolenie swojej załogi,
• takie pomieszczenie można również wyposażyć w dodatkowe systemy zabezpieczające (np. przeciwpożarowe) i w alarmy, które będą zapobiegać wszelkiego rodzaju kradzieżom oraz włamaniom,
• jeśli jest taka możliwość, to warto również zainwestować w takie rozwiązania technologiczne, które będą utrzymywały w takim pomieszczeniu odpowiednią wilgotność i temperaturę; tego rodzaju rozwiązanie sprawi, że wszystkie (nawet najstarsze z dokumentów) zawsze będą w bardzo dobrym stanie,
• jeśli pomieszczenie do przechowywania dokumentów ma być dopiero wybudowane, to warto wybrać takie miejsce, które będzie się znajdowało w bezpiecznej odległości od terenów zalewowych – tego rodzaju taktyka oszczędzi właścicielowi problemów i kosztów, jakie musiałby ponieść w przypadku powodzi.

Jak można zabezpieczyć miejsce do przechowywania dokumentów na wypadek kradzieży?

• najlepiej w tym celu zamontować w jego wnętrzu specjalny system monitoringu; tego rodzaju rozwiązanie sprawi, że właściciel będzie miał pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i w jakim celu wchodzi do jego archiwum;
• jeśli jest taka możliwość, to można również skorzystać z usług profesjonalnej firmy ochroniarskiej albo (aby zminimalizować koszty) odpowiednio przeszkolić i oddelegować do tego rodzaju zadań własnego pracownika.

Co zrobić, gdy dokumentów jest zbyt dużo i się nie mieszczą w wyznaczonym do przechowywania miejscu?

Wtedy warto skorzystać z usług zewnętrznej firmy (np. Ekoakta), która w sposób profesjonalny przejmie od nas wszystkie związane z tego rodzaju działalnością obowiązki – wówczas katalogowanie, segregowanie, układanie i dbanie o stan wszystkich dokumentów już nie będzie wchodziło w zakres naszych obowiązków.