Gromadząca się dokumentacja może być nie lada wyzwaniem dla firm, które nie mają określonych procedur bezpieczeństwa, lub nie mają środków i umiejętności, aby samodzielnie je wdrożyć. Nieocenioną pomocą stają się wtedy przedsiębiorstwa, specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów firmowych.
Gromadząca się dokumentacja może być nie lada wyzwaniem dla firm, które nie mają określonych procedur bezpieczeństwa, lub nie mają środków i umiejętności, aby samodzielnie je wdrożyć. Nieocenioną pomocą stają się wtedy przedsiębiorstwa, specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów firmowych.
Spis treści
Jak znaleźć rzetelnego usługodawcę oferującego przechowywanie dokumentów?
Poszukując firmy, która zadba o akta naszego przedsiębiorstwa, warto jest zwrócić uwagę na to, według jakich norm działa nasz potencjalny usługodawca. Powszechnie stosowanymi normami, potwierdzającymi ochronę o kompleksowym charakterze oraz wysoki poziom wprowadzonych zabezpieczeń, są normy ISO 27001 i ISO 9001.
Kolejną kwestią jest kompleksowość oferty. Przechowywanie dokumentów to tylko jeden rodzaj działań, które przedsiębiorca jest zmuszony podejmować w związku z posiadaną dokumentacją. Regularnie pojawia się też konieczność zniszczenia dokumentacji (zarówno tej papierowej, jak i danych przechowywanych na różnorodnych nośnikach; płytach CD, DVD, taśmach magnetycznych i innych). Niektóre firmy oprócz tych usług oferują również profesjonalną archiwizację. Polega ona na tym, że doświadczeni archiwiści porządkują akta, dzięki czemu korzystanie z nich jest łatwiejsze, a przestrzeganie określonych prawnie terminów przechowywania nie sprawia problemu. Jeśli uda się nam odszukać tak kompleksowo działającą firmę, możemy zaoszczędzić sobie sporo czasu i stresu oraz mieć pewność, że przez cały cykl istnienia dokumentu przeprowadzi nas doświadczony usługodawca. Taką bogatą ofertę prezentuje m.in. firma Rhenus: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/.
Przechowywanie dokumentów przez specjalistów – na jakie korzyści możemy liczyć?
sprawna obsługa klientów
Niektóre firmy mają pewne obawy w związku z powierzeniem dokumentów zewnętrznemu przedsiębiorstwu, bo sądzą, że będą mieć utrudniony dostęp do własnych akt. Taka obawa jest całkowicie bezpodstawna, bo nowoczesny usługodawcy operują specjalnymi platformami. Za ich pośrednictwem, klient ma stały dostęp do swojej dokumentacji. Proces odnalezienia akt może więc przebiegać nawet sprawniej niż próba znalezienia dokumentu przechowywanego we własnym biurze.
Mniejsze ryzyko
Niestety, przedsiębiorcy przeważnie nie są w stanie zapewnić idealnej ochrony przechowywanym dokumentom. Zawsze muszą iść na tym polu na pewne kompromisy. Mogą one wynikać z ograniczonego budżetu czy cech konstrukcyjnych budynków, które sprawiają, że ochrona przeciwpowodziowa może być problematyczna. Wyspecjalizowane firmy, dzięki działaniu na większą skalę, są w stanie wykorzystać najnowocześniejsze systemy ochrony i tym samym zapewnić dokumentacji taki poziom bezpieczeństwa, na który często nie mogą pozwolić sobie niewyspecjalizowane przedsiębiorstwa.
Oszczędność przestrzeni
Gromadzona przez lata dokumentacja zajmuje przestrzeń, co jest problematyczne zwłaszcza w stosunkowo niewielkich biurach. Nawet większe firmy często preferują przechowywać akta w zewnętrznym obiekcie niż przeznaczać kolejną przestrzeń pod archiwa. Wielokrotnie ceny wynajmu przestrzeni biurowych sprawiają, że przechowywanie akt poza firmą, jest po prostu bardziej opłacalnym przedsięwzięciem.
Komfort psychiczny
Świadomość, że dokumentacja firmowa nie jest wystarczająco chroniona, może być źródłem sporego stresu. Jak łatwo się domyślić, takie napięcie nie wpływa najlepiej ani na komfort psychiczny, ani na skupienie się na bieżących sprawach. Zaufanie sprawdzonej firmie sprawia, że myśli przedsiębiorcy nie pochłaniają kwestie, które nie mają bezpośredniego wpływu na działalność firmy.
Warto poświęcić chwilę na znalezienie dobrego, rzetelnego usługodawcy, który zajmie się naszą dokumentacją. Jeśli weźmiemy pod uwagę normy jakości, kompleksowość usługi, stosowaną infrastrukturę i procedury, zwiększamy swoje szanse na nawiązanie współpracy z firmą, z której oferty będziemy chcieli korzystać przez wiele lat.
Dodaj komentarz