Prowadzenie biura wiąże się z koniecznością bezpiecznego przechowywania gromadzonych tam dokumentów. Część z nich jest wykorzystywana na bieżąco, inne muszą się tam znajdować przez określony czas. Taka sytuacja wymaga stosowania odpowiedniego system archiwizacji, a co za tym idzie mebli w postaci szaf kartotekowych. Podpowiadamy, dlaczego warto postawić na takie rozwiązanie.
Funkcjonalne szafy na akta
Niezależnie od skali swojej działalności każda firma lub organizacja powinna być wyposażona w wytrzymałe meble pozwalające na bezpieczne przechowywanie dokumentów. Z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na funkcjonalne szafy kartotekowe, które stanowią fizyczną ochronę dla istotnych akt i znajdujących się w nich danych. Tego rodzaju meble pozwalają na rozsądne gospodarowanie przestrzenią, dzięki czemu praca w biurze staje się znacznie efektywniejsza. Wysokiej jakości szafy aktowe są wykonywane z materiałów ognioodpornych i niewrażliwych na różnego rodzaju uszkodzenia mechaniczne. Zazwyczaj są wyposażone w zamek, który stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed kradzieżą akt. Ze względu na swoje gabaryty są to meble umożliwiające przechowywanie dokumentów o różnych formatach od A0 po A5. Ich przestronne wnętrza gwarantują wystarczającą ilość przestrzeni do efektywnego i przejrzystego archiwizowania akt. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć czasochłonnego poszukiwania konkretnych dokumentów, co przedkłada się na większą wydajność firmy.
Szafy aktowe i ich zastosowanie
W większości przypadków meble metalowe na akta stanowią wyposażenie biur, archiwów, działów kadr oraz płac lub czytelni i bibliotek. Są stosowane w takich organizacjach jak:
- policja,
- biblioteki,
- instytucje finansowe i banki,
- urzędy,
- biura paszportowe,
- przedsiębiorstwa komercyjne,
- firmy budowlane,
- uczelnie i inne instytucje edukacyjne.
Opisywany rodzaj mebli sprawdzi się w miejscach, gdzie przechowuje się dokumenty zawierające wrażliwe dane osobowe. Ponadto zdadzą egzamin w miejscach, w których konieczne jest tworzenie usystematyzowanego systemu magazynowania akt.
Zalety metalowych szaf kartotekowych
Szafy aktowo-kartotekowe posiadają wiele zalet, a najważniejszą z nich jest ich trwałość. Są wykonywane z materiałów odpornych na spalanie, dzięki czemu znajdujące się w nich dokumenty mogą przetrwać ewentualny pożar. Szafy metalowe na akta nie wymagają specjalistycznych zabiegów pielęgnacyjnych, wystarczy okresowe zbieranie kurzu. Modele wyposażone w szuflady dają możliwość składowanie dokumentów w pionie, co znacznie ułatwia ich wertowanie. Ze względu na swój uniwersalny charakter wkomponują się w każdy rodzaj aranżacji, zarówno w klasyczną, jak i nowoczesną. Ponadto meble do archiwizacji ułatwiają utrzymanie porządku w biurze. Dzięki ich wykorzystaniu dostępna przestrzeń pozostaje niezatłoczona i można ją wykorzystać w maksymalnym stopniu.
Szafy kartotekowe występują w różnych rozmiarach, co sprawia, że dobranie odpowiedniej nie sprawia żadnego problemu. Ze względu na swoją trwałość stanowią rozsądną inwestycje na długie lata.
Dodaj komentarz